Краткое описание системы GA Lab
GA Lab™ – это WEB система предназначенная для автоматизации процесса диагностических аудитов – Gap Analysis, а также для организации контроля за соблюдением, предприятиями, существующих требований стандартов, учёта и управления несоответствиями, рисками и мероприятиями по их устранению.
Область применения
GA Lab может использоваться государственными или частными организациями любого уровня как для внутреннего применения, так и для предоставления аудиторских услуг для других организаций. Основнаые сферы применения это:
- Стандартизация
- Сертификация
- Контроль качества
ОПРЕДЕЛЕНИЯ
GA Lab – Gap Analysis Laboratory, Лаборатория Gap-анализа
Стандарт – далее в этом документе под словом Стандарт будут подразумеваться любые нормативные документы включающие в себя Стандарты (ГОСТ, ISO итд), Технические Условия (ТУ), Процедуры и прочие документы, задающие какие либо нормы.
Gap Analysis – это диагностический аудит – один из инструментов консалтинга. Представляет из себя расширенную версию сертификационного аудита. При его проведении консультант-аудитор оценивает предприятие на соответствие заданным критерям нормативного документа (стандарта). В результате проведения Gap-анализа консультант составляет так называемый диагностический отчет – детальное изложение по каждому пункту стандарта:
- что в предприятии соответствует требованию,
- где и какие есть пробелы (отклонения),
- что нужно дополнить, исправить или изменить.
Также в отчете по Gap-анализу содержатся рекомендации по лучшей практике применения того или иного пункта стандарта.
ИСПОЛНЕНИЕ
GA Lab построена по уникальной методике Gap Analysis, разработанной компанией ASAITEC. Система представляет собой интегрированный набор прогарам и модулей выполненных на основе WEB технологии. что позволяет расширить область применения данной методики для неограниченного количества предприятий и отраслей.
МЕТОДИКА
Данная методика основана на привязке каждого
единичного требования отдельно взятого стандарта к конкретному объекту, от которого требуется исполнение данных норм. Этот метод позволяет создать иерархическую структуру данных по соответсвиям или отклонениям и вести дальнейший учет степени стандартицации а также планировать мероприятия по оценке рисков и устранению нессответствий. Графически данную методику можно изобразить как показано на рисунке
АВТОМАТИЗАЦИЯ
Система автоматически распознаёт и индексирует ключевые слова, определяющие нормативные требования в загружаемом стандарте и создает для них матрицу в базе данных. Это позволяет производить детальный Gap-анализ по всем нормативам стандарта и делать записи для каждого отдельно взятого требования, в которые аудитор заносит свои коментарии, устанавливает флаги (Соответствие / Отклонение), а также может прикрепить любые документы для удостоверения своих наблюдений (фото, документы, графики, таблицы ит.д.)
ОСНОВНЫЕ МОДУЛИ
Библиотека – модуль, предназначеный для хранения всех документов пользователя – стандартов, фотографий, чертежей, графиков итд. Модуль позволяет просматривать документы, а также редактировать информацию по каждому документу.
Объекты – этот модуль позволяет создавать и редактировать записи для каждого объекта, на который планируется провести Gap-анализ. К каждому объекту можно привязать стандарты из библиотеки и создать план Gap-анализов со всеми элементами планирования. Также есть возможность вывести детальную информацию по каждому объекту на печать, или в файл PDF.
План – в этом модуле выводятся все работы по Gap-анализам созданные для всех объектов. Это позволяет аудитору видеть полный список работ и планировать их по своим критериям. Отсюда аудитор может открыть любой Gap-анализ и начать работать. Система также позволяет экспортировать план в файл CSV для дальнейшего использования во внешних табличных редакторах, таких как MS Excel, MS Project, Primavera ит.д.
Записи Аудита – этот модуль выводит список всех записей аудита из всех Gap-анализов и позволяет производить оценку каждого отклонения от стандарта по степени риска, записывать рекомендации по устранению несоответствий а также регистрировать неустраняемые несоответствия и их причины.
Отчеты
Система позволяет выводить отчеты двумя способами
1.Автоматические отчеты создаются и форматируются системой из данных, введенных аудитором. Они созданны на основе опыта компании ASAITEC и включают в себя Детальный отчет по Gap-анализу, Запись Аудита (для каждой записи) и Объекты.
2.Экспорт данных из таблиц. Этот способ позволяет пользователю создавать свои собственные отчеты а также вести детальный мониторинг по статусам каждого объекта или каждого стандарта.